Scheinselbstständigkeit vermeiden: Kriterien und Statusfeststellung

Scheinselbstständig ist, wer nach dem Vertrag selbstständig arbeitet, in Wirklichkeit aber wie ein Angestellter: mit festen Vorgaben zu Zeit, Ort und Art der Arbeit und eingebunden in die Abläufe des Auftraggebers. Entscheidend ist nicht, was im Vertrag steht, sondern wie die Zusammenarbeit tatsächlich aussieht. Rechtssicherheit schafft das Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Das Thema betrifft Gründer doppelt: als Auftragnehmer, die von einem großen Kunden leben, und als Auftraggeber, die Freelancer statt Angestellte einsetzen. Die Übersicht zu Sozialversicherungen finden Sie unter Versicherungen für Gründer, Arbeitgeberpflichten im Bereich Personal.

Die Kriterien

Das Gesetz definiert Beschäftigung als nichtselbstständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Anhaltspunkte sind eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Die Prüfer bilden ein Gesamtbild aus vielen Merkmalen. Kein Merkmal entscheidet allein.

Spricht für Beschäftigung	Spricht für Selbstständigkeit
Arbeitszeit und Arbeitsort werden vorgegeben	Sie bestimmen Zeit und Ort selbst
Der Auftraggeber sagt, wie die Arbeit zu erledigen ist	Vereinbart ist ein Ergebnis, der Weg ist Ihre Sache
Arbeit mit Geräten, Software und E-Mail-Adresse des Auftraggebers	eigene Arbeitsmittel und eigene Infrastruktur
Teilnahme an Teamterminen, Einbindung in Dienstpläne	keine Einbindung in interne Abläufe
Bezahlung nach Stunden ohne Verhandlungsspielraum	Preise werden verhandelt, auch Pauschalen
kein eigenes Kapital, kein Verlustrisiko	Investitionen, Werbung, Risiko eigener Verluste
gleiche Tätigkeit wie fest angestellte Mitarbeiter	Tätigkeit, für die es intern keine Stellen gibt
keine eigenen Mitarbeiter, ein einziger Auftraggeber	eigene Mitarbeiter, mehrere Auftraggeber
Sie dürfen den Auftrag nicht an andere weitergeben	Sie können Dritte einsetzen

Das unternehmerische Risiko

Ein zentraler Punkt in der Rechtsprechung ist das unternehmerische Risiko. Selbstständig ist, wer eigenes Kapital oder die eigene Arbeitskraft mit der Gefahr des Verlustes einsetzt und dafür größere Freiheiten und Verdienstchancen hat. Wer nur nach Stunden bezahlt wird und kein Verlustrisiko trägt, hat in dieser Hinsicht wenig vorzuweisen. Ein hoher Stundensatz allein macht noch keine Selbstständigkeit, kann aber ein Indiz sein.

Branchen mit erhöhtem Risiko

Besonders häufig geprüft werden Tätigkeiten, bei denen Freelancer eng mit Teams des Auftraggebers zusammenarbeiten: IT-Projekte, Beratung, Medien, Lehrtätigkeiten, Pflege und Gesundheitswesen, Bau und Logistik. In diesen Bereichen lohnt sich eine frühe Klärung besonders.

Die Folgen

Für Auftraggeber

Stellt die Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung eine Beschäftigung fest, schuldet der Auftraggeber als Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Der Arbeitnehmeranteil kann vom Beschäftigten nur sehr eingeschränkt zurückgeholt werden, über den Lohnabzug und nur für wenige zurückliegende Monate. Nachgefordert werden kann in der Regel für vier Jahre, bei Vorsatz für deutlich längere Zeiträume. Dazu kommen Säumniszuschläge.

Weitere Folgen:

• Lohnsteuer: Der Auftraggeber kann für nicht einbehaltene Lohnsteuer haften.
• Strafrecht: Das vorsätzliche Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen ist strafbar.
• Arbeitsrecht: Die Person kann Arbeitnehmerrechte geltend machen, etwa Urlaub, Entgeltfortzahlung oder Kündigungsschutz.

Für Auftragnehmer

Für Scheinselbstständige selbst sind die finanziellen Folgen meist geringer, weil die Beiträge überwiegend den Auftraggeber treffen. Es gibt aber Nebenwirkungen: Wer als Arbeitnehmer gilt, hat Rechnungen mit Umsatzsteuer gestellt, die so nicht hätten ausgestellt werden dürfen. Das kann steuerliche Korrekturen nach sich ziehen. Und der große Kunde beendet die Zusammenarbeit oft, sobald der Verdacht aufkommt.

Abzugrenzen ist die Scheinselbstständigkeit von der Rentenversicherungspflicht arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger. Wer wirklich selbstständig, aber wirtschaftlich von einem Auftraggeber abhängig ist, muss selbst Rentenbeiträge zahlen. Dazu mehr im Artikel Rentenversicherungspflicht für Selbstständige.

Das Statusfeststellungsverfahren

Wer und wann

Mit dem Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV lassen Auftraggeber und Auftragnehmer verbindlich klären, ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Zuständig ist die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund. Den Antrag können beide Seiten stellen.

Seit einer Reform im Jahr 2022 sind einige Erleichterungen hinzugekommen, die zunächst befristet gelten:

• Prognoseentscheidung: Der Status kann schon vor Beginn des Auftrags geklärt werden.
• Gruppenfeststellung: Für gleichartige Aufträge kann eine gutachterliche Äußerung zu mehreren Verträgen ergehen.
• Erwerbsstatus: Festgestellt wird, ob eine Beschäftigung vorliegt; die Versicherungspflicht in den einzelnen Zweigen folgt daraus.

Ablauf

1. Antrag stellen: online oder mit Formular, mit Vertrag, Beschreibung der Tätigkeit und Angaben zur tatsächlichen Durchführung.
2. Rückfragen beantworten: Die Clearingstelle fragt häufig bei beiden Seiten nach. Antworten Sie genau und konsistent.
3. Anhörung: Vor einer Entscheidung zu Ihren Ungunsten werden Sie angehört und können Stellung nehmen.
4. Bescheid: Die Clearingstelle entscheidet per Verwaltungsakt. Gegen den Bescheid ist Widerspruch möglich.

Der richtige Zeitpunkt

Am meisten Sicherheit bringt ein Antrag vor oder kurz nach Beginn des Auftrags. Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt, beginnt eine festgestellte Versicherungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung. Dafür muss der Auftragnehmer zustimmen und für die Zwischenzeit selbst gegen Krankheit und für das Alter abgesichert sein. Das schützt vor rückwirkenden Beiträgen.

So vermeiden Sie Scheinselbstständigkeit

Als Auftragnehmer:

• mehrere Auftraggeber aufbauen und nach außen als Unternehmen auftreten, mit eigener Website, eigenen Arbeitsmitteln und eigenen Preisen,
• Ergebnisse statt Arbeitszeit vereinbaren, wo es möglich ist,
• auf eigene E-Mail-Adresse und Geräte bestehen,
• Aufträge schriftlich festhalten und dokumentieren, wie Sie tatsächlich arbeiten.

Als Auftraggeber:

• Freelancer nicht wie Angestellte führen, also keine Dienstpläne, keine Urlaubsanträge, keine Einbindung in Hierarchien,
• Leistungsbeschreibung auf ein Ergebnis ausrichten,
• bei längeren oder engen Zusammenarbeiten das Statusfeststellungsverfahren nutzen,
• im Zweifel lieber anstellen, was dauerhaft wie eine Stelle funktioniert.

Wenn eine Prüfung ansteht

Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber regelmäßig im Rahmen der Betriebsprüfung, in der Regel alle vier Jahre. Dabei fallen Zahlungen an Freelancer auf, besonders wenn sie regelmäßig und in gleicher Höhe fließen. Bereiten Sie sich vor, indem Sie für jede längere Zusammenarbeit Vertrag, Leistungsbeschreibung, Rechnungen und Belege über die tatsächliche Durchführung griffbereit haben. Liegt ein Bescheid aus einem Statusfeststellungsverfahren vor, ist die Frage für diesen Auftrag geklärt, solange sich die Zusammenarbeit nicht ändert. Bei einer Feststellung zu Ihren Ungunsten lohnt sich anwaltliche Beratung, weil die Folgen erheblich sein können.

Wenn Sie selbst Freelancer beauftragen

Gründer, die schnell wachsen, setzen oft zuerst auf freie Mitarbeit statt auf Anstellungen. Das ist zulässig, solange die Zusammenarbeit wirklich frei ist. Wenn aus einem Projekt aber eine dauerhafte Aufgabe mit festen Zeiten und enger Führung wird, ist eine Anstellung oft der rechtssichere Weg. Was dann auf Sie zukommt, beschreibt der Bereich Personal.

Typische Fehler

• Auf den Vertrag verlassen: Die gelebte Praxis zählt, nicht die Überschrift.
• Freelancer im Team wie Mitarbeiter behandelt: Feste Arbeitszeiten, Firmenlaptop und Teamrunden sind starke Indizien.
• Ehemalige Angestellte als Freelancer weiterbeschäftigt: Gleiche Aufgabe, gleicher Platz, neuer Vertrag ist ein klassisches Prüfmuster.
• Statusfeststellung zu spät: Ein Antrag nach Jahren schützt nicht vor rückwirkenden Beiträgen.
• Rentenpflicht übersehen: Auch wer selbstständig ist, kann mit einem Hauptkunden rentenversicherungspflichtig sein.

Checkliste Statusklärung